كل ما تحتاج لمعرفته حول الفاتورة الأولية

هل اشتريت سيارة أو خدمة سيتم تقديمها في المستقبل؟ إذا كان الأمر كذلك ، فسيكونون قد عرضوا عليك ، إما عبر الإنترنت أو بالبريد ، فاتورة أولية. إنه مستند يتم استخدامه في العديد من الشركات وأننا لم نعرف بعد ما هو الغرض منه أو متى يتم استخدامه.

إذا كنت تعمل لحسابك الخاص ، أو تقدم خدمات عبر الإنترنت ، أو إذا كنت تشتري منتجات أو خدمات ، فيجب أن تعرف ما هي الفاتورة الأولية ، وكيف تبدو ، ومتى يتم استخدامها ، وما الذي يميزها عن الفاتورة العادية ، وماذا تعني لمن يصدر ومن يستلم فاتورة أولية واحدة.

ستخبرك هذه المقالة الصغيرة بكل ما تحتاج لمعرفته عنهم ، لذا في النهاية ، ستعرف كل ما قلناه لك ، وبعض الأشياء الأخرى التي لا تقل أهمية.

ما هي الفاتورة الأولية؟

ل الفاتورة الأولية هي نوع من مسودة الفاتورة العادية والحالية ، ولكن بدون قيمة دفترية.

يخدم الوعد بالتسليم المستقبلي لمنتج أو خدمة للعميل، والتي سيتم بعد ذلك إصدار فاتورة عادية بنفس البيانات والمبالغ الواردة في الفاتورة الأولية.

إنه التزام من البائع تجاه المشتري بأنه سيقدم منتجًا أو خدمة بسعر معين.

على سبيل المثال: يبحث شخص في Jarandilla de la Vera عن سيارة عبر الإنترنت ، سيارة دفع رباعي ، على سبيل المثال ، Nissan Juke.

لم يعثر على أي شيء في شمال كاسيريس ، ووجد واحدًا بسعر ممتاز في الكالا دي إيناريس بمدريد ، لكنه لا يستطيع الذهاب على الفور ، أو أن البائع ليس لديه السيارة جاهزة للتسليم بعد.

للتأكد من أن العميل سيحصل على سيارته بالسعر الذي وجده ، يرسل له البائع أو التاجر فاتورة أولية لضمان سعر وبيع السيارة.

باختصار: إنه التزام تجاري.

ما هي الفاتورة الأولية؟

غالبًا ما يخطئ الكثيرون في الفاتورة الأولية باعتبارها فاتورة ، لكن هذا ليس هو الحال.

قبل أن تتمكن من شرح ما هو أفضل قليلاً ، يجب أن تعرف ذلك الفاتورة الأولية لها نفس الصلاحية المحاسبية مثل الميزانية أو عرض المبيعات، أي لا قيمة للأغراض المحاسبية ، لذلك يجب عدم الإعلان عن إصدار أي فاتورة أولية.

إنه يخدم أكثر من أي شيء حتى كلاهما البائع كمشتري يحمي نفسه في حالة تغير السعر، أو لضمان قيمة الصفقة ، ولا تستخدم فقط في عمليات الشراء الصغيرة ولكن أيضًا في العمليات التجارية الدولية لكميات المنتجات والمال الضخم ، من أجل توثيق قيمة المعاملات ، أو كنماذج لعرض البيع.

بالنسبة للمشتري ، يمثل الضمان ، كما في المثال السابق ، أن سيارته Nissan Juke ستكون بالسعر المتفق عليه ، حتى لو مرت أسابيع ، وفي تلك الفترة ارتفع السعر ... أو انخفض. ما لا يمثله للمشتري هو ضمان في حال تبين أن السيارة معيبة ... لذلك تم استخدام الفاتورة العادية أو العقد.

يجب أن تكون واضحًا بشأن الاختلاف ، وسواء كنت بائعًا أو مشترًا ، فلا تخلط أبدًا بين الالتزامات وكل ما تتضمنه الفاتورة الأولية لما لا تتضمنه ، دون الخلط بينه وبين الفاتورة.

ماذا تحتوي الفاتورة الأولية

السبب الرئيسي لماذا غالبًا ما يخطئ الأشخاص في الفاتورة الأولية باعتبارها فاتورة عادية، هو أنها تحتوي على نفس البيانات.

عمليا الفرق الوحيد هو أن الفاتورة الأولية يجب أن تحتوي بشكل واضح ومرئي على العنوان "PROFORMA"في عنوان المستند ، والتي قد تكون أو لا تكون مرقمة أو مطوية مثل الفواتير.

البيانات التي يجب أن تحتوي عليها الفاتورة الأولية هي التالية:

1. يجب أن يكون العنوان "فاتورة أولية" واضحًا وواضحًا للغاية
2. تاريخ إصدار الفاتورة الأولية
3. تفاصيل المزود:
   1. الاسم التجاري أو اسم الشركة
   2. الجبهة القومية الإسلامية
   3. اتصل
   4. رقم ضريبة القيمة المضافة للمجتمع
4. بيانات العميل:
   1. الاسم الكامل أو اسم الشركة
   2. NIF أو DNI أو NIE
   3. اتصل
5. وصف واضح ومفصل للسلعة أو الخدمات يوضح كمية أو وحدات المنتج
6. سعر الوحدة والسعر الإجمالي و / أو العملة التي تُجرى بها المعاملة (Rá)
7. التأمين والنقل والإضافات وما إلى ذلك.
8. عدد الطرود والوزن الإجمالي والصافي والحجم
9. طريقة الدفع وشروطه
10. تاريخ صلاحية الوثيقة

بالنسبة للمعاملات الدولية ، وهو أكثر الأوقات استخدامًا لها:

1. رقم التعريف الضريبي (في حالة العمليات المجتمعية)
2. ترتيب المرجعي
3. أصل البضاعة
4. وسائل النقل
5. تاريخ صلاحية الوثيقة

كما أنه ليس من الضروري أن تحتوي على توقيع أو ختم الشركة ، ما لم يطلب العميل ختم الفاتورة الأولية.

ما هي صلاحية الفاتورة الأولية؟

هناك مشكلة تتعلق بصلاحية الفاتورة الأولية.

ببساطة لأن صحتها ، كما قلنا لك ، لا تتجاوز امتلاك الامتداد الطبيعة بالمعلومات أو كمقترح مبيعات ، مثل عرض أسعار أو عرض مبيعات يتم إرساله إلى عميل أو عميل محتمل.

لا يعمل كدليل على الدفع ، أو للمطالبة بأي شيء متعلق بالفاتورة أو كوثيقة محاسبية.

ما هو إذن؟ إنها صالحة فقط كتعهد باحترام سعر المنتجات أو الخدمات خلال فترة الصلاحية الواردة في الفاتورة الأولية.

ليس لها أي صلاحية أخرى من أي نوع ، ويتم استخدامها بشكل متكرر في المعاملات الدولية ، داخل وخارج الاتحاد الأوروبي ، على الرغم من تغيير اسم المستند فقط.

متى يمكنك استخدام فاتورة أولية؟

على الرغم من أن الاستخدام الرئيسي هو استخدام الوعد بتقديم منتج أو خدمة، ليس الوحيد الذي لديه ، لأغراض عملية ، غير قانوني.

تخيل أنك غير متأكد من بيانات العميل ، على سبيل المثال أنك تفتقد معرف الشخص وعنوانه المالي ولا يمكنك التواصل مع العميل ، ولكن يجب عليك إرسال مستند إلى العميل ، حتى لو طلب منك فاتورة .

نظرًا لأنه ، لأغراض عملية ، ليس له صلاحية ، يمكنك استخدامه كمسودة.

يرسلها إلى عميلك ، أو تستلمها أنت كعميل ، مع بيانات `` خاطئة '' أو أمثلة ، وإذا وافق كلاهما ، يرسل العميل بياناتهما الصحيحة ، ويقبل الأسعار والكميات والنفقات ذات الصلة ، ثم الآن ، نعم ، يمكنك عمل الفاتورة العادية النهائية.

هذا هو ، بالإضافة إلى العمل كملف وعد التسليم ، هو عبارة عن مسودة حتى لا يتم "إنفاق" الفواتير العادية، شيء ، كما تعلمون جيدًا ، لا يمكنك إرساله من هذا القبيل لأنه نعم.

إذا كنت لا تستخدم الفواتير الأولية ، فيجب أن تمنحهم هذا الاستخدام. إذا كنت عميلاً ، يمكنك أن تطلب واحدًا لتوفير الوقت إذا كنت تريد التفكير بشكل أفضل بشأن الشراء أو التعاقد المحتمل للخدمات أو المنتجات.

كما يمكن للمورد أو الشركة استخدم الفاتورة الأولية لتوفير الوقت في حالة نفاد الفواتير العادية. يمكنك إرسال فاتورة أولية إليك بحيث يتعهد العميل بتسليم فاتورة نهائية بمجرد حصوله على هذا المستند ، بحيث لا يتأثر بالتقلبات المحتملة في أسعار المنتجات عند حصوله عليها مرة أخرى أو الخدمات.

بعض الأمثلة حيث ستخدمك الفواتير الأولية

على الرغم من أننا ذكرنا فقط بعض استخدامات الفاتورة الأولية ، إلا أنها تخدمك حقًا في أشياء أكثر مما تتخيل.

نقدم لك بعض الأمثلة حيث ستكون الفواتير الأولية مفيدة للغاية:

1. - الشحنات الدولية

عادةً ما تستخدم الجمارك ، داخل وخارج الاتحاد الأوروبي ، الفواتير الأولية لإظهار قيمة البضائع المراد نقلها.

2. - الإعانات والمنح

تتطلب بعض المنح ، مثل تلك التي تُمنح للمستقلين الجدد ، استثمار مبالغ معينة في العمل ، ويمكنك تقديم فاتورة أولية لتبريرها.

3.- في العمليات المالية

عندما يتقدم شخص ما بطلب للحصول على قروض ، سواء كانت شركة أو فردًا ، يتعين على الشخص أو الشركة إجراء استثمارات معينة ، وتبريرها كضمان أو ضمان ، يتم تقديم الفواتير الأولية المقابلة.

4.- كنظام قسم

تستخدم بعض الشركات هذا المستند "لفصل" منتجات معينة. على سبيل المثال ، إذا لم يكن لدى العميل ما يكفي من المال أو لم يكن لدى المورد الوحدة المتاحة ، فيمكن أن يكون بمثابة نظام جانبي ، من أجل حماية تقلب المنتج.

5.- عرض البيع

أخيرًا ، ذكرناها ، لكنها استخدام آخر: عرض البيع. يمكنك إرسال عروض المبيعات على شكل فاتورة أولية ، بسعر مخفض عما تقدمه للباقي ، وبهذه الطريقة ، فإنك تلزم نفسك باحترام السعر ضمن المدة المعروضة.

اختتام

الفاتورة الأولية هي ضمان أن هذا السعر سيكون صالحًا في الفترة التي تنص عليها وليس لها صلاحية محاسبية. أو أي شيء ، إنه وعد فقط ، ولكن يمكنك استخدامه كمسودة ومثل العديد من الاستخدامات الأخرى ، حتى في المعاملات الدولية ، وخاصة في الجمارك ، داخل وخارج الاتحاد الأوروبي.