عندما تكون مالك شركة متوسطة أو كبيرة فإنك تعلم أنك مسؤول عن العديد من الأشخاص، وأنه إذا لم يتم إدارتها والتحكم فيها بشكل صحيح، فلن يكون لها نتائج جيدة. إنه بسبب ذلك يراهن الكثير على أ برامج الإدارة المالية، الموارد البشرية، إدارة علاقات العملاء… ولكن ما هي الخصائص التي يمكن أن تساعدك في اختيار الأفضل في السوق بناءً على احتياجاتك؟
إذا كنت بحاجة إلى برنامج لإدارة شركتك وكانت متوسطة أو كبيرة، فسنقدم لك فيما يلي مفاتيح اختيار الأفضل. هل نبدأ؟
كيفية اختيار برامج إدارة الأعمال
عند العثور على برنامج يسمح لك بإدارة شركتك، وبالتالي تحقيق تنظيم ونتائج أفضل، من المهم معرفة العوامل التي تؤثر على الاختيار. بعبارة أخرى، نحن نتحدث عن برنامج يحتوي على سلسلة من الميزات التي تتيح لك إدارة شركة ذات حجم معين والتحكم فيها بأفضل شكل ممكن.
وبهذا المعنى يصبح هذا البرنامج أداة عمل لتحسين الحياة اليومية. ويقدم حلولاً من شأنها أن تدعم المديرين في اتخاذ قراراتهم.
بشكل عام، عادةً ما يتم تثبيت برنامج إدارة الأعمال على الجهاز، ولكن لبعض الوقت، أصبحت هذه البرامج موجودة أيضًا في السحابة، مما يسمح بالوصول إلى البرنامج من أي جهاز وموقع (مما يجعل الوصول إليه أكثر سهولة).
ولماذا هو مفيد للشركات المتوسطة والكبيرة؟ هناك العديد من الأسباب التي تدفعك إلى التفكير في الأمر في لحظة معينة من حياة عملك. ومن المزايا التي يمكنك العثور عليها ما يلي:
- توفير قدر أكبر من الأمان عند تسجيل المعلومات وتخزينها وحمايتها.
- توحيد العمليات.
- إدارة الشؤون المالية بشكل أكثر احترافية.
- السيطرة على المخزون.
- إدارة العقود وقضايا العمل.
- أتمتة المهام اليومية.
- خفض التكاليف…
لكل هذه الأسباب، أصبحت أداة مفيدة جدًا للأعمال. وخاصة بالنسبة لأولئك الذين هم في حجم أكبر. ولكن كيف تختار الأفضل منهم؟ وفي هذا المعنى يجب مراعاة ما يلي:
احتياجات العمل
لاختيار برنامج إدارة الأعمال، من المهم معرفة وضع الشركة. ليس فقط بشكل عام، ولكن أيضًا على مستوى الأقسام والعمليات وسير العمل. بهذه الطريقة ستعرف أوجه القصور أو الاحتياجات المحددة لديك وستكون قادرًا على اختيار البرنامج الذي يساعدك على حل أكبر عدد من الاحتياجات أو على الأقل تحسين إدارتها.
ويتأثر هذا أيضًا بإمكانية إدارة شركة كبيرة ذات مقر وطني أو دولي. نحن نفسر أنفسنا. إذا كانت شركتك كبيرة ولها مكاتب في أنحاء مختلفة من العالم، فإن القدرة على الحصول على برنامج لإدارة جميع تلك المكاتب بحيث تعمل بطريقة منسقة (وبنفس العمليات) يمكن أن تحسن الإدارة والتخطيط الاستراتيجي .
تحقق من الهيكل
ونعني بهذا أن البرنامج يجب أن تتكيف مع البنية التحتية للأعمال، وليس العكس. على سبيل المثال، يجب أن يكون برنامجًا يعمل في السحابة إذا كنت بحاجة إلى الحصول عليه في مواقع وأجهزة مختلفة، أو أن يكون لديه إمكانية الحلول الإضافية التي قد تكون مطلوبة مع نمو الشركة وتطورها.
قابلية التوسع
فيما يتعلق بما سبق، يجب أن يكون برنامج إدارة الأعمال الجيد قادرًا على النمو مع الأعمال. أي أنك لست مقيدًا بالحلول التي يمكنك تقديمها للشركة.
وهنا يجب أن نأخذ بعين الاعتبار التحديثات التي يتمتع بها البرنامج، وفريق الدعم، والتطور الذي شهده...
نسبة سعر السهم
يعد هذا عاملاً شائعًا عند اختيار أي حل تجاري (أو يومي). أنت بحاجة إلى العثور على البرنامج الذي تبرر فائدته سعره.
بمعنى آخر، يجب أن يقدم لك برنامج الإدارة سلسلة من ميزات وحلول كافية للتعويض عن الاستثمار الذي تم فيه.
في الواقع، لا ننصح باختيار برنامج لإدارة أعمالك بناءً على ما إذا كان هو الأرخص أم لا. وليس الأغلى أيضًا. يجب عليك مقارنة الخيارات ومعرفة الخيار الذي يناسب حالتك الخاصة.
برنامج إدارة "انتقائي".
ونعني بهذا أنه لم يبق لك حل واحد فقط، بل أنت تقديم منصة حيث يمكنك الحصول على حلول مختلفة لشركتك.
على سبيل المثال، يمكنك البدء ببرامج الإدارة المالية، ولكن في مرحلة ما قد تكون مهتمًا بتوسيعها لتشمل وظائف قسم الموارد البشرية، أو أنظمة العمليات، والوثائق، والعلاقات مع العملاء...
يعد استخدام برنامج ينمو مع شركتك، ويمكنه إدارة كل ما يتعلق بالشركات الكبيرة، دائمًا خيارًا أكثر قبولًا من الخيار المحدود (ويجبرك على استخدام برامج مختلفة وفقًا لاحتياجاتك).
وما هو أفضل برنامج لإدارة الأعمال؟
واحدة من أشهر شركات تطوير برامج الإدارة الذكية التي لها تاريخ طويل هي شركة Exact. هذا يسمح لك قم بإدارة أعمالك والتحكم فيها من خلال أتمتة العمليات المالية والمحاسبية والموارد البشرية وتخطيط موارد المؤسسات وإدارة علاقات العملاء. كما أنها توفر حلولاً محددة لقطاعات أعمال معينة، والتي تمكنت من تحسين إدارة عملياتها التجارية بشكل كامل.
في الواقع، لديها عدة حلول حسب احتياجاتك: الإدارة المالية، لإدارة قسم الموارد البشرية وكل ما يتطلبه الأمر على مستوى العمل، نظام CRM أو حتى إمكانية ربط جميع المكاتب الموجودة لديك حول العالم باستخدام فقط برنامج واحد.
الآن يجب عليك اتخاذ القرار بناءً على وضع شركتك. ليس هناك شك في أن وجود برنامج مثل هذا يمكنك من خلاله إدارة عملك بالكامل في نفس الوقت هو أداة مفيدة للغاية، ولكن الأمر سيعتمد على احتياجاتك لاختيار حل أو آخر (أو مجموعة من عدة خيارات) ). هل لديك بالفعل خبرة في هذا النوع من برامج إدارة الأعمال؟