إن العمل لحسابك الخاص ليس بالأمر السهل. أنت بحاجة إلى إدارة العديد من الأشياء في وقت واحد، ليس فقط ما تفعله، ولكن أيضًا الفواتير والمحاسبة والتسويق والأمان الرقمي وما إلى ذلك. منذ سنوات مضت، عندما لم يكن الإنترنت منتشرًا، كان هذا الأمر أسهل، ولكنك الآن بحاجة إلى الرؤية الرقمية لكسب المزيد من العملاء. ولتحقيق ذلك، فإن استخدام الأدوات الرقمية الأساسية للعاملين لحسابهم الخاص يمكن أن يحدث فرقًا بين إنجاز كل شيء أو البقاء في حالة من الفوضى.
انتظر، أنت لا تعرف ماذا يمكن أن تكون الأدوات مفيدة للغاية للأشياء المختلفة التي يتعين عليك القيام بها؟ لا تقلق، سنقدم لك أدناه جميع المفاتيح حتى لا تواجه أي مشاكل. هل نبدأ؟
أدوات رقمية أساسية للعاملين المستقلين في مجال الفوترة والمحاسبة
علينا أن نبدأ بإعطائك تحذيرًا. وسيتم إطلاق الفواتير الرقمية قريبًا. ماذا يستلزم ذلك؟ حسنا إذن لن تتمكن بعد الآن من إرسال فاتورة PDF للعملاء. ولكن يجب أن يتم ذلك بطريقة معينة وبتنسيق محدد.
وفقًا للبيانات المتاحة عبر الإنترنت، اعتبارًا من 1 يوليو 2025، يجب على الأفراد العاملين لحسابهم الخاص والشركات التي يزيد حجم مبيعاتها السنوية عن 8 ملايين يورو البدء في استخدام هذه الفواتير. أما البقية فلديهم مهلة عامين من تاريخ نشر اللوائح، لكن الموعد النهائي لإصدار الفواتير الإلكترونية هو عام 2027.
كل هذا يأتي من القانون رقم 18 لسنة 2022 بشأن إنشاء الشركات ونموها (يُعرف باسم قانون الإبداع والنمو).
مع وضع ذلك في الاعتبار، يجب عليك التأكد من أن الأدوات التي نوصي بها تتوافق مع اللوائح. وما هي تلك الأدوات؟ التالي:
أحد الخيارات الأولى هو كويبو. إنها إحدى الأدوات الأكثر استخدامًا من قبل العاملين لحسابهم الخاص لإنشاء الميزانيات والفواتير وتسجيل النفقات. كما يسمح لك بتقديم الضرائب والتحكم في المحاسبة. إنه ليس مجانيًا، ولكن في بعض الأحيان يكون من المفيد أن يكون كل شيء في لوحة معلومات واحدة وأن يتم إدارته بسهولة أكبر.
أداة محاسبية أخرى معروفة هي عقدت، التي تقدم لك خدمات الفواتير والمحاسبة وإدارة علاقات العملاء والمخزون وإدارة المشاريع. إنه مثالي لأولئك الذين لديهم عملاء متعددين أو أولئك الذين يحتاجون إلى أتمتة المهام، مثل تذكير الدفع، وما إلى ذلك.
وأخيرا، لديك الفاتورة المباشرة الذي يركز على تقديم أداة بسيطة للعاملين لحسابهم الخاص تعتمد على إنشاء الميزانيات والفواتير. في هذه الحالة، على الرغم من أن المعرفة المحاسبية ليست ضرورية، إلا أنه من المفيد فهمها، خاصة عندما يتعلق الأمر بالضرائب.
أدوات لإدارة المهام والإنتاجية
إن كونك عاملًا لحسابك الخاص يعني العمل الجاد، ليس فقط في ما تفعله، بل أيضًا في إدارة عملك. وهذا لا يعني أنه بإمكانك تمديد أيام عملك إلى 48 ساعة بدلاً من 24. ولهذا السبب تعد الأدوات الرقمية لإدارة المهام أو زيادة إنتاجيتك فعالة.
في هذه الحالة، نوصيك Trello، أحد أفضل التطبيقات لتصور كل ما عليك القيام به، سواء كان يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا. إنه مجاني ويركز على العاملين المستقلين والمستشارين وما إلى ذلك.
إذا لم يعجبك هذا، يمكنك المحاولة فكرة. إنه مشابه للسابق، حيث أنه مدير مهام، ولكن لديك مساحة عمل حيث يمكنك إنشاء قواعد بيانات وقوائم عملاء وتقويم وكتابة محتوى وما إلى ذلك.
من ناحية أخرى، إذا كنت تبحث عن شيء أبسط يقوم ببساطة بتنظيم المهام التي عليك القيام بها يوميًا وتحديد أولوياتها ومزامنتها مع التقويم الخاص بك، Todoist ربما يكون هذا هو الحل الذي كنت تأمله.
أدوات للتواصل وعقد الاجتماعات
في هذه المرحلة، ربما يكون لديك بالفعل بعض الأدوات. ولكننا نريد أن نتحدث معك عن ثلاثة منهم. الأول هو زوم. لقد بدأ الأمر كمنصة بسيطة لمكالمات الفيديو، ولكنه يسمح لك بالتسجيل وعقد اجتماعات مع العملاء أو عدة أشخاص عبر الإنترنت ومشاركة شاشتك والمزيد. كل هذا مفيد للعاملين لحسابهم الخاص، حيث لديهم أداة عالمية للتواصل مع العملاء عبر الإنترنت. كن حذرًا، لأن الإصدار المجاني يحد من الوقت الذي يمكنك قضاؤه في مكالمة الفيديو.
من ناحية أخرى ، لديك لقاء جوجل، والذي ظهر بعد زووم بقليل، على الرغم من أنه كان موجودًا بالفعل لأنه كان يحتوي على خيار إجراء مكالمات الفيديو (كان يُطلق عليه اسمًا آخر). إنه أقل استخدامًا، ولكنه بنفس فعالية Zoom، كما أنه لا يوجد به حدود لعدد المكالمات التي يمكنك إجراؤها.
الأداة الأخيرة التي نقترحها عليك هي الفرق. على المستوى المهني والتجاري، فهو الأكثر استخدامًا، حيث يسمح بإجراء مكالمات الفيديو الجماعية، والدردشة، ومشاركة المستندات، وما إلى ذلك، لذا فهو أيضًا فكرة جيدة. على الرغم من أن هذا قد لا يكون ثابتًا على مستوى العملاء.
أدوات لإدارة الوقت والتحكم فيه
يعد التسويف أحد أكبر المشاكل، ليس فقط للعاملين لحسابهم الخاص، بل أيضًا لأي عامل. وإن إنجاز جميع المهام التي حددتها في اليوم لا يعتمد على كونك جيدًا فيها، بل على إدارة وقتك بشكل مناسب.
وللقيام بذلك، نقترح عليك تضمين أداة من هذا النوع في حياتك اليومية. توغل تراك الذي يتتبع الوقت باستخدام ساعة توقيت لتسجيل مقدار الوقت الذي تقضيه في كل مهمة أو مع كل عميل. بهذه الطريقة، ستتمكن من حساب ميزانيتك وساعاتك بشكل أفضل.
من ناحية أخرى ، لديك كلوكيفي، مما يؤدي إلى ضبط الوقت، فضلاً عن إدارة المشاريع.
أدوات التسويق والظهور
في الوقت الحاضر، يجب أن يكون لديك تواجد على الإنترنت للعثور على العملاء. ولكي تتمكن من ذلك، فأنت بحاجة إلى الأدوات التي تساعدك. قد يكون واحد منهم Canva، بمعنى أنه سيكون بإمكانك إنشاء صور لفواتيرك ومنشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي واللافتات وما إلى ذلك.
تحتاج أيضًا إلى أداة تسويق عبر البريد الإلكتروني. الأكثر شهرة هو Mailchimp أو ActiveCampaign. لكنها باهظة الثمن مقارنة بالخيارات الأخرى، خاصة إذا كنت بدأت للتو. إذا كان الأمر كذلك، فاختر Brevo، على سبيل المثال، فهو أحد أكثر التطبيقات استخدامًا من قبل المستقلين والمحترفين العاملين لحسابهم الخاص.
وأخيرًا، لإدارة الشبكات الاجتماعية، يمكنك استخدام متريكول أو ما شابه. كن حذرًا، مع ذلك، لأن وسائل التواصل الاجتماعي في بعض الأحيان لا توفر قدرًا كبيرًا من الرؤية للمشاركات إذا قمت بإدارتها باستخدام أدوات تابعة لجهات خارجية كما هو الحال إذا كنت تستخدم أدواتها الخاصة. وبهذا المعنى، يمكنك استخدام هذه الأدوات لإدارة حضورك على وسائل التواصل الاجتماعي وعرض التقارير. ولكن بالنسبة للبرامج أوصي بأدوات الشبكة أكثر.
أدوات الأمن الرقمي
إن امتلاك أدوات تساعدك على تجنب المشاكل، مثل فقدان كلمات المرور، أو الوصول إلى البيانات الحساسة، أو حتى توقيع العقود أو الميزانيات بشكل قانوني، يعد فكرة جيدة دائمًا.
على سبيل المثال ، لديك DocuSign، وهي أداة للتوقيع مقبولة قانونيًا بموجب التشريع الإسباني.
من ناحية أخرى ، لديك Bitwarden، وهو مدير مجاني وآمن يوصي به خبراء الأمن السيبراني. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني المشفرة (التسويق عبر البريد الإلكتروني)، يمكنك استخدام ProtonMail، الذي لديه خوادم في سويسرا ويُستخدم بشكل أساسي عندما تحتاج إلى إرسال معلومات سرية.
هناك العديد من الأدوات الأساسية الأخرى للعاملين لحسابهم الخاص. هل تنصح بأي منها؟